Was gehört in ein Willkommenspaket für Webdesign-KlientInnen

Warum brauche ich als Webdesignerin ein Willkommenspaket für meine KlientInnen?

Sobald ein/e neue/r KlientIn einen Vertrag mit dir abgeschlossen hat, solltest du ihm/ihr ein Willkommenspaket schicken – also nicht per Post, sondern einfach eine Datei, die alle wichtigen Informationen enthält. Das lässt dich nicht nur professionell aussehen, sondern ist auch extrem hilfreich für deine KlientInnen – und eine Zeitersparnis für dich: Deine KlientInnen werden sich freuen, alle wichtigen Informationen für die Zusammenarbeit mit dir an EINEM Ort zu finden, und du wirst dich freuen, weil du nicht hundert Emails bekommst und auf alle Dinge einzeln hinweisen musst.

Wie soll ich mein Willkommenspaket gestalten und wie lang sollte es sein?

Mein persönliches Go-To für das Design ist Canva! Du kannst ein kostenloses Konto anlegen, nach „Willkommenspaket“ suchen und wirst sofort eine riesige Auswahl an Designvorlagen finden, die du verwenden kannst – oder du kannst deine eigene erstellen.

Gestalte dein Willkommenspaket nicht zu lang. Stell dir vor, du bist dein/e eigene/r KlientIn und bekommst ein 20-seitiges Willkommenspaket zugeschickt. Wie würdest du dich fühlen? Ich wäre Ü-B-E-R-F-O-R-D-E-R-T!

Sich selbst zu fragen, wie sich deine KlientInnen fühlen würde, ist im Allgemeinen ein guter Leitfaden. Was würdest du selbst in einem Willkommenspaket erwarten, um dich willkommen und informiert zu fühlen und den Eindruck zu haben, dass dein/e WebdesignerIn sich um dich kümmert und weiß, was er/sie tut? Mach dir dazu kurz Notizen, bevor du weiterliest.

Bei einem Willkommenspaket gibt es so viele verschiedene und branchenspezifische Faktoren zu berücksichtigen, dass ich dir keine genaue Seitenzahl für die perfekte Länge eines Willkommenspaketes nennen kann. Aber nur so als Anhaltspunkt: Mein eigenes, das ich für meine Klientinnen nutze, ist 9 Seiten lang – inklusive Deckblatt, mit wenig Text pro Seite und vielen Bildern zwischendrin zur Auflockerung. Packe auf keinen Fall zu viel Text auf eine Seite, sondern sorge dafür, dass es sich leicht und luftig anfühlt und zum Lesen einlädt. Du willst deine KlientInnen nicht mit Informationen erschlagen.

“Also, was soll denn aber nun in mein Willkommenspaket?” Genau dazu kommen wir jetzt.

1. Willkommen

Die ersten 2 Seiten deines Willkommenspakets sollten bestehen aus:

• einem Cover: wie ein Buchcover wo einfach nur “Willkommenspaket” oder sowas in der Art steht
• und einer Willkommensseite mit einer persönlichen Willkommensnachricht von dir. Erzähl deinen NeukundInnen, wie erfreut und geehrt du bist, dass sie sich für dich entschieden haben und warum du dieses Willkommenspaket für sie entworfen hast (um den Designprozess für sie reibungslos und unkompliziert zu gestalten).

Du könntest sogar noch eine dritte Seite am Anfang des Willkommenspakets einfügen, auf der du deine “Mission” als DesignerIn oder dein Unternehmensmotto darstellst

2. Erwartungen

In meinem Willkommenspaket habe ich 2 Seiten den Erwartungen gewidmet:

1. Was meine KlientInnen von mir erwarten können.
2. Was ich von meinen KlientInnen erwarte.

Während es ganz natürlich klingt, meinen KlientInnen zu sagen, was sie von mir erwarten können (z. B. hohe Qualität und Pünktlichkeit), klingt es fast frech, Erwartungen an meine KlientInnen zu stellen. Ich will dich jedoch ermutigen, hier nicht schüchtern zu sein! Deine KlientInnen müssen wissen, dass DU ihr Projekt nur rechtzeitig fertigstellen kannst, wenn SIE dir die Fotos für ihre neue Website rechtzeitig zuschicken. Das hat nichts mit unhöflich sein zu tun! Es gibt nette und respektvolle Möglichkeiten, diese Erwartungen zu kommunizieren. Es zeigt, dass du professionell vorgehst und Anforderungen festlegst, bevor du mit dem Design beginnst. Somit können beide Seiten sicher sein, dass jeder seinen Anteil tut, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

In meinem eigenen Willkommenspaket habe ich diesen Teil mit den Erwartungen an meine Klientinnen “Checklist für Klientinnen” genannt (du musst ja nicht gleich eine Überschrift wählen, wie “Was ich von meinen KlientInnen erwarte” 😉 Diese Checklist enthält meine Erwartungen an sie und eine Erklärung, warum ich das erwarte, sowie eine Checkliste mit den nächsten Schritten und Aufgaben (z. B.: den Vertrag unterschreiben und mir die Fotos für die Website zuzuschicken).

3. Tools und Resourcen

Ich gebe meinen Klientinnen einen Überblick über alle Ressourcen und Online-Tools, die wir während des Website-Designs verwenden werden. Dies beinhaltet:

1. Wo sie alle ihre Website Fotos, Texte, etc. hochladen sollen (hier kannst du z.B. Google Drive or Dropbox nehmen).
2. Mein Kundenmanagement-Portal (z.B. Dubsado or Honeybook).
3. Wie Sie Anrufe mit mir vereinbaren können (z.B. Calendly, Meet, Zoom).

4. KontaKt & Kommunikation

Informiere deine KlientInnen, wie sie dich kontaktieren können. Füge deine Website, deine Email, deine Telefonnummer (wenn du ihnen die Möglichkeit geben willst, dich anzurufen), Links, um Anrufe mit dir zu vereinbaren, usw., hinzu.

WICHTIG: Sage ihnen auch, an welchen Tagen du von wann bis wann im Büro bist (oder eben von Zuhause arbeitest) – also deine “Office Hours”. Sage auch, wie lange ungefähr deine Reaktionszeit auf Anfragen ist (z.B. “Ich beantworte alle Anfragen innerhalb 24-48 Stunden an Werktagen.”). Du hast auch ein Leben und es ist wichtig, Grenzen zu setzen, gerade wenn man selbstständig ist. Du solltest nicht jeden Tag der Woche und zu jeder Tageszeit erreichbar sein. Wenn du dies im Voraus kommunizierst, nimmst du dir selbst den Druck, 24/7 verfügbar zu sein. Sowas nennt man Work-Life-Balance und das werden deine KlientInnen verstehen.

5. Serviceübersicht & Projektzusammenfassung

Gib einen kurzen Überblick über deine Dienstleistungen bei diesem Projekt (z.B. wie viele Seiten dein Website Design beinhaltet) und sag deinen KlientInnen, wann sie was erwarten können. Du kannst dies nach Tagen oder Wochen gliedern und ihnen sagen, was VOR dem Projektbeginn geschehen wird, WÄHREND der Designphase, BEI Websitelaunch und was DANACH.

6. FAQs

Wenn du schon eine Weile als WebdesignerIn arbeitest, wirst du wahrscheinlich immer wieder ähnliche Fragen von KlientINnen hören. Um dir hier das Leben leichter zu machen, für doch einfach eine FAQ-Seite in dein Willkommenspaket ein.

7. Was geschieht als nächstes?

Deine KlientInnen werden wissen wollen, wie es nach Erhalt des Willkommenspakets weitergeht. Deshalb solltest du Informationen genau darüber auch in dein Willkommenspaket packen. Nenne ihnen die nächsten Schritte. Du kannst das entweder in den vorherigen Abschnitt einbauen, oder eine eigene Seite nur mit diesen Informationen erstellen.

Sage ganz zum Schluss noch einmal, wie sehr du dich auf die Zusammenarbeit freust und dass du dich meldest, sobald es etwas Neues gibt. Füge vielleicht sogar ein nettes Foto von dir bei und unterschreibe mit deinem Namen.